Arbeitsablaufkarte
Problem- stellung	Der Arbeitsablauf "Bearbeitung einer Kundenanfrage" soll reorganisiert werden.
Problem- analyse	Eine Dauerbeobachtung der Sachbearbeiter in der Verkaufsabteilung ergibt folgende Arbeitsschritte: Der Sachbearbeiter erhält eine Anfrage vom Verkaufsleiter durch Boten zugestellt {20 m Weg}. Er beschafft sich die notwendigen Informationen über den Kunden (wenn dieser bereits Kunde ist) und die angefragten Artikel [Kundenkarte und Artikelkarte(n)] {10 Minuten}. Er fordert telefonisch eine Stenotypistin an {1 Minute}. Er wartet durchschnittlich 8 Minuten auf die Stenotypistin. Die Stenotypistin geht zum Sachbearbeiter {2 Minuten für 25 m Weg}. Der Sachbearbeiter diktiert das Antwortschreiben {10 Minuten}. Die Stenotypistin geht zu ihrem Arbeitsplatz zurück {2 Minuten für 25 m Weg}. Sie beginnt den Brief {10 Minuten}. Wegen dringenderer Arbeiten wird das Schreiben durchschnittlich um 20 Minuten unterbrochen. Sie schreibt den Brief zu Ende {5 Minuten}. Sie bringt den fertigen Brief zum Sachbearbeiter {2 Minuten für 25 m}. Sie kehrt an ihren Arbeitsplatz zurück {2 Minuten für 25 m}. Der Sachbearbeiter prüft die Richtigkeit des Briefes {2 Minuten}. Er unterschreibt Original und Durchschrift {1 Minute}. Er legt die Durchschrift in der Vorgangsmappe ab {1 Minute}. Er legt das Original in die Unterschriftenmappe, die später durch Boten an den Verkaufsleiter weitergeleitet wird {1 Minute}.
Lösung erster Schritt	Der Organisator fertigt im ersten Schritt eine Arbeitsablaufkarte vom Ist-Zustand an:
Erklärung	Die Symbole auf der Arbeitsablaufkarte besitzen folgende Bedeutung:
Lösung zweiter Schritt	Der Organisator entwickelt einen Soll-Vorschlag der unter Rückgriff auf einen neueinzurichtenden zentralen Schreibpool und eine anzuschaffende zentrale Diktieranlage folgende Verbesserungen beinhaltet:
Einsatz- möglich- keiten	Arbeitsablaufkarten sind in besonderem Maße geeignet, Schwachstellen in Arbeitsabläufen deutlich werden zu lassen, weil auf ihnen die einzelnen Vorgänge detailliert im sachlogischen und zeitlichen Ablauf dargestellt werden. Sie sensibilisieren für Leerlauf durch Wartezeiten, unnötige Wege und unproduktive Tätigkeiten. Sie eignen sich allerdings nicht, Wirkungskreise über Abteilungsgrenzen hinweg darzustellen, weil sie sich (im Idealfall) auf eine Arbeitsstelle konzentrieren. Ebenso wenig können sie Entscheidungssituationen und parallele Arbeitsvorgänge beschreiben.
Fragen	karlheinz@luk-korbmacher.de