Technische Gegebenheiten und/oder Vorgaben sowohl des Versenders als auch des Empfängers der E-Mail sind vorrangig zu berücksichtigen. Das gilt insbesondere für eine sinnvolle elektronische Signatur bzw. Verschlüsselung schützenswerter Informationen.

Der Betreff ist wie bei Geschäftsbriefen eine kurze Inhaltsangabe des Briefes und wird - wenn möglich - als Schlagwort formuliert (z. B. "Angebot").

Der Text wird einzeilig als Fließtext ohne Worttrennungen geschrieben. Besondere Formatierungen sind zu vermeiden, da ihre erwünschte Darstellung nicht sichergestellt werden kann, weil die Software des/der Empfänger(s) wesentlichen Einfluß auf die dortige Darstellung besitzt. Für die Gliederung und Kennzeichnung des Textes gelten die entsprechenden Vorschriften.

Der Schluß wird in der Regel als Textbaustein automatisch dem Text angefügt. Er umfaßt eine Grußformel, den Namen des Absenders mit der Firma des Absenders sowie dessen E-Mail- und ggfs. dessen Internet-Adresse. Empfehlenswert sind die postalische Anschrift sowie Firmenangaben.