• DIN A4: 297 mm hoch, 210 mm breit
• Fluchtlinie: 25 mm vom linken Blattrand
• Zeilenende: 10 mm vom rechten Blattrand
• Briefkopf: [A] 27 mm bzw. [B] 45 mm vom oberen Blattrand
• Anschriftenfeld: 40 mm [für die Anschrift] + 5 mm hoch [für den Absender], 85 mm breit, beginnend bei 20,0 mm vom linken Blattrand (die Fluchtlinie bleibt aber bei 25 mm vom linken Blattrand!)
• Informationsblock: mindestens 40 mm hoch (variabel), 75 mm breit
• 8,46 mm Abstand zwischen dem Anschriftenfeld bzw. dem Informationsblock und den Leitwörtern der Bezugszeichenzeile
• Bezugszeichenzeile: beginnend bei 25 mm vom linken Blattrand
• Textbereich: beginnend bei 25 mm vom linken Blattrand
• Brieffuß: beginnend bei 25 mm vom linken Blattrand

Daraus leiten sich folgende Maße für den Zeilenanfang für alle Schriftarten in Millimeter vom oberen Blattrand ab (bei einer Zeilenhöhe von 4,23 mm):

• der Anschrift des Absenders (= Rücksendeangabe)
• der Zusatz- und Vermerkzone und
• der Anschrift des Empfängers.

Die Anschrift des Absenders ist so platziert, daß sie in einem Fensterbriefumschlag sichtbar ist.

Die Zusatz- und Vermerkzone schließt sich unmittelbar an und besteht aus drei Zeilen, die so mit postalischen Sonderversandformen (= Beförderungsvermerke wie "Eilzustellung", "persönlich", "Einschreiben", "Warensendung", "Nicht nachsenden", "Luftpost" usw.) beschriftet werden können, daß zur Anschrift des Empfängers keine Leerzeile besteht. Gegebenenfalls bleiben diese drei Zeilen leer.

Die Anschrift des Empfängers schließt sich unmittelbar an und besteht aus sechs Zeilen, zwischen denen keine Leerzeilen gelassen werden.

Damit ergibt sich folgendes Bild:

Anmerkungen:

• Bei Großempfängern dürfen weder Postfach noch Straße/Hausnummer angegeben werden.
• Zustellangaben wie Gebäudeteile oder Wohnungen müssen mit zwei Schrägstrichen von Straße/Hausnummer getrennt werden. Vor und nach den beiden Schrägstrichen ist eine Leerstelle vorzusehen.
• Ortsteilnamen dürfen in einer eigenen Zeile oberhalb der Angabe für ein Postfach oder Straße und Hausnummer vermerkt werden.
• Die Länderangabe ist beim Versand innerhalb Deutschlands entbehrlich.
• Bei Auslandsanschriften müssen lateinische Buchstaben und arabische Ziffern verwendet werden. Bestimmungsort und Länderangabe sind in Großbuchstaben zu schreiben. Die Bestandteile der Anschrift sind nach Möglichkeit nach den Gepflogenheiten im Empfängerland zu gliedern. Die Schreibweise des Bestimmungsorts sollte der des Empfängerlandes entsprechen.

• vorausgehende Schriftstücke
• Kommunikationsmöglichkeiten (Telefon, Telefax, E-Mail usw.)
• den Namen des Ansprechpartners
• das Datum des Schriftstücks.

Sie werden in der Bezugszeichenzeile, der Kommunikationszeile und/oder dem Informationsblock unterhalb oder neben den sogenannten Leitwörtern vorgenommen.

• Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom (25/0)
• Unser Zeichen, unsere Nachricht vom (75/50)
• Telefon, Name [eventuell mit vorgedrucktem Hauptanschluß] (125/100)
• Datum (175/150)

• Telefax (125/100)
• E-Mail (z. B. 150/125)
• Internet (z. B. 175/150)

Der Text zu den Leitwörtern wird unterhalb der Leitwörter linksbündig mit der "normalen" Schrift geschrieben. Ausnahmen sind für "lange" Texte (z. B. E-Mail-Adressen) zugelassen.

In der folgenden Zeile wird der Betreffvermerk vorgenommen. Der Betreffvermerk ist eine kurze Inhaltsangabe des Briefes und wird - wenn möglich - als Schlagwort formuliert (z. B. "Angebot"). Diesem Schlagwort folgt häufig eine betriebsinterne Numerierung (z. B. "Angebot Nr. 122"), um eine eindeutige Zuordnung der abgehefteten Briefkopie zu erleichtern bzw. erst zu ermöglichen. Bei behördlichen Schreiben ist der Betreffvermerk in der Regel viel ausführlicher formuliert (z. B. "Bescheid über die Einkommensteuer, den Solidaritätszuschlag und die Festsetzung der Vermögenswirksamen Leistungen für das Jahr 2002") und kann mit Bezugsangaben (z. B. "hier: Entscheidung über Ihren Einspruch vom 2003-05-14") ergänzt werden. In privatwirtschaftlichen Geschäftsbriefen erübrigen sich meistens Bezugsangaben oder werden im Informationsblock angegeben.

Dem Betreffvermerk folgen zwei Leerzeilen.

In der folgenden Zeile wird die persönliche Anrede angegeben oder der Text "Sehr geehrte Damen und Herren,". Die Anrede endet stets mit einem Komma, so daß der erste Satz des Brieftextes nach Möglichkeit nicht mit einem Pronomen (z. B. "ich", "wir") beginnen sollte.

Der Anrede folgt eine Leerzeile.

In der folgenden Zeile beginnt der Brieftext. Der Text ist mit einzeiligem Abstand zu schreiben.

Zwischen dem Brieftext und der nachfolgenden Grußformel bleibt eine Leerzeile.

Die Grußformel (z. B. "Mit freundlichem Gruß") kann in den Schlusssatz integriert werden. In diesem Falle beginnt sie mit einem Kleinbuchstaben.

Nach der Grußformel folgt eine Leerzeile.

In der folgenden Zeile wird die Firma des Absenders wiederholt.

Nach weiteren Leerzeilen (so viele, wie für die Unterschrift notwendig sind!), wird der/die Unterzeichner/in genannt. Zusätze (wie z. B. "i. A.") sind zwischen der Firma des Absenders und der Wiederholung des/der Unterzeichner/in zu setzen.

Danach folgt eine Leerzeile.

Der Text "Anlage(n)" schließt den Brief. Dieser Text entfällt, wenn dem Brief keine Anlagen mitgegeben werden. Es ist nicht mehr üblich, die Anlage(n) aufzuführen. Sollte es notwendig sein, jede Anlage aufzuführen, so sollte dies im Brieftext integriert erfolgen.

Ein Verteilvermerk folgt dem Anlagenvermerk mit einer Zeile Abstand.

Ein Beglaubigungsvermerk bei behördlichen Schreiben folgt dem Verteilvermerk mit einer Zeile Abstand.

Sollte (in Ausnahmefällen) ein Brief mehr als eine Seite Text umfassen, so wird das Schreiben mindestens drei Zeilen vor Erreichen des Brieffußes unterbrochen und das Symbol für Folgeseite(n), drei Punkte (...), nach einer Leerzeile an den rechten Rand gesetzt. Die neue Seite umfaßt dann keinen Briefkopf, sondern beginnt mit dem üblichen oberen Rand mit der ersten Zeile. In dieser Zeile wird die Seitenzahl zentriert (mit "- ... -") geschrieben. Danach erfolgt eine Leerzeile und danach wird der Brieftext fortgesetzt. Auf das Folgeseite(n)-Symbol kann bei Verwendung von Textverarbeitungssoftware verzichtet werden, wenn die Seitenzählung in der Form "Seite ... von ..." geschrieben wird (dann vorzugsweise rechtsbündig in der Fußzeile auch der ersten Briefseite).

Hervorhebungen im Text erfolgen durch

• andere Schriftarten,
• andere Schriftschnitte,
• Einrückungen.

Einrückungen beginnen unabhängig von der Schriftart und –größe 25 mm rechts von der Fluchtlinie.