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Tipps und Tricks für erfolgreiches Präsentieren

Gelungene Präsentationen sind Basis für erfolgreiche Kommunikation und oft auch Grundlage für Geschäftserfolge. Die audiovisuelle Aufbereitung der Information ist entscheidend für die Wirkung und damit für den Erinnerungswert der Präsentation. Wissenschaftlich bewiesen ist, dass der Mensch

• 10% durch Lesen,
• 20% durch Hören,
• 50% durch Sehen und
• 80% durch Sehen und Hören

der vermittelten Inhalte behält. Damit Sie künftig mit multimedialen Präsentationen Ihre Zuhörer begeistern können, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

• Publikum
• Räumlichkeiten
• Audiovisuelle Medien
• Planung
• Struktur des Vortrags
• Moderne Präsentation
• Gestaltung der Folie
• Der eigentliche Vortrag
• Handouts.

Für den Erfolg der Präsentation ist eine zielgruppenspezifische Ansprache notwendig. Deshalb sollten Sie Ihr Auditorium gut kennen:

• Größe und Zusammensetzung des Publikums
• Gemeinsame und individuelle Ziele der Zuhörer
• Kenntnis der Meinungsbildner und der Entscheider.

Gehen Sie auf Ihr Publikum ein und greifen Sie Themen auf, die auf das Interesse der Zuhörer stoßen. Ein weiterer Faktor, der den Erfolg einer Präsentation entscheidend beeinflußt, ist der Raum. Die erwarteten Zuhörer sollten alle Platz finden und gute Raumbedingungen antreffen. Beachten Sie dazu:

• Raumgröße
• Wahl der Sitz- und Schreibmöglichkeiten (U-Tafelform, V-Tafelform, Collegebestuhlung, Normalanordnung mit/ohne Tische)
• Lichtverhältnisse (Beleuchtung, Verdunklungsmöglichkeiten)
• Raumklima
• Technische Einrichtungen (Strom, Telefon, Steuerungen für Verdunklung, Datenleitungen )
• Akustik (Tonanlage).

Verschiedene audiovisuellen Medien können für die Präsentation eingesetzt werden. Wählen oder kombinieren Sie diese Präsentationsmedien:

• Teilnehmerunterlagen, Handouts
• Flipchart, Magnettafel, Pinnwand, Copyboard
• Overheadprojektor
• Daten- /Videoprojektor
• Plasma Bildschirm.

Planen Sie den Ablauf der Präsentation gründlich. Erstellen Sie eine Agenda mit den Themen, Referenten und Dauer der Vorträge und berücksichtigen Sie dabei auch genügend Pausen. Achten Sie darauf, daß die Zeiten eingehalten werden bzw. bestimmen Sie jemanden, der für das Timing zuständig ist.
Strukturieren Sie Ihren Vortrag und bauen Sie Ihren Vortrag dramaturgisch auf. Die Einleitung sollte zum Thema hinführen, im Hauptteil gehen Sie ausführlich auf das Thema ein und festigen zum Schluß Ihre Kernaussage. Konzentrieren Sie sich bei Ihrem Vortrag auf Themen, die auch das Publikum interessieren und beziehen Sie Ihre Zuhörer mit ein. Stellen Sie Fragen und lassen Sie auch Fragen zu. Lockern Sie Ihren Vortrag durch Wechsel der Medien auf.
Steigern Sie Ihre Professionalität und die Effizienz der Präsentation durch den Einsatz audiovisueller Medien. Daten- bzw. Videoprojektoren, oftmals auch als Beamer bezeichnet, eignen sich hierfür besonders gut, da Sprache, Ton, Daten, Bilder und Videos kombiniert werden. Für die Gestaltung Ihrer multimedialen Präsentation stehen Ihnen vielfältige Softwareprogramme zur Verfügung; Microsoft PowerPoint sind am meisten verbreitet.
Der Inhalt jeder Folie sollte -insbesondere bei größerem Publikum- auch von allen Zuhörern lesbar sein. Für die Gestaltung der Folie empfiehlt sich folgendes zu beachten:

• Pro Folie nur einen Sachverhalt darstellen
• Kurze Wörter / Sätze verwenden
• Maximal 6-8 Zeilen bzw. 50 Worte pro Folie verwenden
• Maximal 3 Schriftgrößen pro Folie verwenden (Überschrift: 30 Punkt, normaler Text: 24 Punkt, Unterpunkte: 20 Punkt)
• Schrift mindestens 16 Punkt groß wählen
• Zahlen runden und wenn möglich durch Grafik verdeutlichen
• zur Verdeutlichung Farben einsetzen (hier gilt wie auch in anderen Bereichen: in Maßen verwendet hilfreich, aber zuviel bewirkt das Gegenteil = weniger ist mehr)
• Animationen steigern die Aufmerksamkeit
• zur Visualisierung der Inhalte Bildmaterial verwenden

Der Vortrag sollte nicht zur Folien- bzw. Bilderschlacht ausarten; als Faustregel gilt: pro Folie 2 Minuten Vortragszeit einplanen. Geben Sie dem Zuhörer Zeit zum Lesen und Verstehen der Folie. Verwässern Sie die Aussagen, die gut formuliert auf der Folie stehen, nicht durch freies Formulieren. Erklären Sie die Folie erst im Überblick und gehen dann ins Detail. Bei graphischen Darstellungen sollten Sie zuerst die Kernaussage nennen, anschließend die Darstellungsart und Ergebnisse erklären und zum Schluß die Aussage zusammenfassen.
Bereiten Sie Handouts für alle Teilnehmer vor. Wenn Sie diese Unterlagen vor dem Vortrag verteilen, können die Teilnehmer sich darin Notizen machen. Besser ist jedoch oft, die Unterlagen erst nach dem Vortrag (elektronisch oder in Paiperform) zu verteilen um die Aufmerksamkeit auf die Präsentation zu konzentrieren. Durch die Ausgabe von Diplomen vermitteln Sie den Teilnehmern ein Erfolgserlebnis.