Nicht oder nur schwer durchschaubare Zusammenhänge bzw. nicht oder wenig aussagekräftige Daten werden gern zu Kennzahlen (auch Kennziffern genannt) verarbeitet, um sie verständlich(er) zu machen. Das gilt vor allem für betriebswirtschaftliche (z. B. Lagerkennziffern), volkswirtschaftliche (z. B. Verbraucherpreisindex), aber auch physikalische Vorgänge. Kennzahlen erläutern oder erklären diese Vorgänge zwar nicht, ermöglichen aber den Vergleich und lassen auf diese Weise Erkenntnisse und Schlüsse für zukünftiges Handeln zu. Sie sind also Indikatoren, die Entscheidungen beeinflussen.

Die Vergleiche können auf mehreren Ebenen erfolgen, als

• Binnenvergleiche (etwa innerbetrieblich zwischen verschiedenen Abteilungen) oder

• Außenvergleiche (z. B. des eigenen Unternehmens mit der Branche, etwa im Einzelhandel der Umsatz je m² Verkaufsfläche) oder

• Soll-Ist-Vergleiche (vor allem zur Kontrolle der Erfüllung bzw. Nicht-Erfüllung von Planung) oder

• Zeitvergleiche (wie die Entwicklung des Umsatzes über mehrere Jahre oder Monate hinweg).

Es werden unterschieden absolute Kennzahlen, die als Einzelzahlen, Summen oder Differenzen auftreten (z. B. Gewinn, Umsatz, Bilanzsumme), und relative Kennzahlen, bei denen mindestens zwei absolute Kennzahlen zueinander in Beziehung gesetzt werden (z. B. Produktivität, Rentabilität, Elastizität der Nachfrage, Umschlagshäufigkeit).

Relative Kennzahlen sind mit dem Problem behaftet, daß ihre Aussagefähigkeit ohne zusätzliche Informationen über ihren Entstehungszusammenhang eingeschränkt ist. Rein rechnerisch ergibt sich bekanntlich die gleiche Verhältniszahl, wenn sowohl Zähler als auch Nenner sich in gleicher Weise verändern.